Процессный мониторинг – исследование статистических и динамических характеристик технологических процессов, а также алгоритмов контроля и распределения функций взаимодействия
Исследования статистических и динамических характеристик технологических процессов:
— описание структуры, функционирование и информатизация потоков системы (процессов);
— определение показателей эффективности системы (процессов);
— выявление недостатков и предварительные рекомендации по дальнейшему использованию системы (процессов), совершенствованию или ее замене.
Исследование алгоритмов контроля:
— оценка риска — вероятность возникновения неблагоприятных обстоятельств;
— определение надежности систем (процессов)- аналитика корректности систем (процессов) и контроль характеристик с целью повышения эффективности;
— контроль за эффективностью функционирования объекта — качественная работа объекта и корректность предоставляемой информации, а также выявление, исследование отклонений и рекомендации по ним.
Исследование функций взаимодействия:
— корректность предоставляемой информации, используемой для выработки управляющих воздействий;
— достаточность поступающей и исходящей информации в целом по системе (процессам) и отдельно по основным элементам;
— основные направления и способы передачи или доставки информации;
Процессный мониторинг проводится в следующих случаях:
— плановая/внеплановая проверка Компании контрагентом;
— при выявленных отклонениях в деятельности и/или отчетности;
— при смене руководства;
— внутренняя инициатива руководства.
Большое количество составляющих финансово-хозяйственного цикла нуждается в контроле — закупка, реализация, производство, хранение и др.
Процессный мониторинг проводится с целью предоставления Собственнику объективной информации, включая разработку рекомендаций по устранению недостатков, а также поиск способов улучшения и интеграции.
Специалисты Компании «Бизнес – Аудит» выезжают непосредственно на площадку, проводят аудит, встречаются с ЛПР (лицами, принимающими решения), проводят интервьюирование персонала, изучают требования третьей стороны (либо, по необходимости лично связываются и коммуницируют с ней).
Процессный мониторинг - основные этапы:
Функциональный блок — «Координация»
План действий:
1. Разработка и согласование плана визитов на предприятия.
2. Документирование форм взаимодействия.
3. Рекомендации по выбору лиц, ответственных за взаимодействие с аудиторами.
Результат:
1. Выявление и фиксация потребностей.
2. Закрепление лиц, ответственных за взаимодействие с аудиторами.
3. Оценка рисков и путей решений при недостаточном уровне корректности информации.
Функциональный блок — «Исследование»
План действий:
1. Оценка существующих процессов.
2. Мониторинг системы – (выявление базовых параметров системы).
3. Интервьюирование персонала.
4. Изучение внутренних нормативных документов.
5. Схемы взаимодействия процессов и документированных процедур.
6. Формирование исходных данных.
Результат:
1. Анализ корректности входных данных.
2. Проведение аудита основных процессов компании, анализ информации:
— на основании исходных данных определить схемы взаимодействия базовых процессов;
— взаимодействие процессов со внешней средой и КИС;
— схема взаимодействия процессов в т.ч. информация о смежных процессах.
3. Аналитический отчет по результатам исследования текущего состояния процессов:
— организационная структура (линейная и функциональная принадлежность);
— численность и общая загрузка персонала по каждому процессу с учетом вовлечения персонала в смежные и прочие процессы Компании;
— документационного обеспечения процесса (с указанием шаблонных, нешаблонных документов, оформляемых в электронном и бумажном виде, формируемых автоматически в ИТ-системах, «ручным» способом, поставщика и потребителя документации).
План действий:
1. Составление отчета и
карты взаимодействия процессов.
2. Создание операционной бизнес-модели:
— регламентов
— схемы документооборота
— технологическая карта (ТК)
— нормативы
— количество и качество компетенций
— система KPI
— система мотивации персонала
Результат:
1. Разработка схем документооборота по основным бизнес-процессам в формате блок-схемы;
— Картирование операций и действий;
— Разработка базовых нормативов по операциям;
2. Расчёт требуемого количества персонала на основании нормативов операций;
— согласование и корректировка функциональной структуры и штатного расписания;
— разработка системы KPI-ключевых показателей эффективности;
— разработка системы мотивации персонала.
3. Разработка системы и регламента взаимодействия со смежными подразделениями:
— документационного обеспечения процесса;
— рекомендации.
Процессный мониторинг - сроки и стоимость
Ввиду большой вариабельности параметров контроля в структуре и специфике каждого предприятия, без проведения предварительного аудита, желательно с выездом на место, оценить требуемый временной интервал и необходимые ресурсы невозможно. Поэтому стоимость и сроки выполнения работ согласовываются с каждым заказчиком индивидуально в соответствии с составленным на основании первичного аудита планом работ.
Процессный мониторинг - заключение:
Эксперты Компании «Бизнес – Аудит» проводят процессный мониторинг предприятия, который позволяет своевременно выявить и ликвидировать «узкие места» при ведении отчетности, организации процессной деятельности, а также минимизировать риски и подготовить компанию к аудиту сторонних организаций и пройти его вместе с Вашими сотрудниками.
Это эффективный инструмент для любого руководителя, желающего быть всегда осведомленным о состоянии своего бизнеса.