«Заклятые друзья»

Почему закупки часто проходят не так, как написано в контракте?
Потому, что у каждой стороны свой уровень развития менеджмента и организации работы.

Часто в закупке действуют несколько человек, которые не связаны друг с другом.
Продавец продает, контракт подписывает второй человек, а исполняет третий. Это и приводит к проблемам и недопониманию.

Три ключевые проблемы заказчиков в коммуникации:

— Внутренние проблемы — неувязки и нестыковки в спецификации и техническом задании.
Ошибки всплывают в ходе исполнения договора, а это приводит к экономическим потерям и на выходе получается «бракованный» контракт.

— Нет проверки квалификации поставщика.
Часто перед контрактом проходят переговоры, на которых обсуждается только цена и условия поставки. Но редко интересуются тем, а сможет ли поставщик выполнить контракт, достаточно ли у него квалификации и производительности.
Предприниматели обещают, что справятся с объемами, но в реальности это не всегда так.
Выяснить, как реально работает поставщик возможно, и чтобы выяснить это необходимо, провести аудит — разработать критерии для поставщика, сформировать лист самооценки для контрагента, провести детализацию производственных мощностей, выявить, как на предприятии построена система качества, и как работает логистическая система, вплоть до установки % соотношения присутствия вашего заказа в производственном плане и т.д.

— Несогласованность.
В закупке участвует много подразделений, которые не могут договориться друг с другом.
Нужно все условия зафиксировать и показать всем участникам процесса.
Более того, желательно обсудить это и с поставщиком.
Обязательно давать обратную связь поставщику об ожиданиях компании, о результатах его работы.

Существует ряд очевидно рисковых этапов взаимодействия, на которых целесообразно проводить аудит поставщика и /или актуализировать данные о действующем партнере:

— перспектива долгосрочного сотрудничества;
— заключение контракта с новой компанией;
— контракт, по которому не предполагается дальнейшего взаимодействия после исполнения обязательств;
— заключение контракта с отсрочкой платежа;
— заключение контракта с предоплатой.

Так как для многих производственных и торговых компаний закупки составляют 80% оборота, проверка контрагентов является важнейшим элементом в обеспечении комплексной безопасности и наряду с другими организационными мерами направлена на достижение следующих целей:

— Укрепление репутации.
Недобросовестные поставщики и мошенники теряют интерес к компаниям, серьезно занимающимся собственной коммерческой безопасностью;
— Повышение дисциплины труда среди менеджеров отделов, ответственных за заказ работ и услуг у сторонних организаций;
— Исключение невыгодных для компании контрактов с аффилированными компаниями.

При аудите и квалификации ключевых поставщиков необходимо делать акцент на:

— методах управления;
— экономии и снижении себестоимости;
— гибкости в поставках – запас мощности;
— повышении качества сервиса и обслуживания;
— разработках и инновациях;
— присутствии на рынке — соразмерность компаний.